Caso de referencia

CRM a medida para empresas con operativa compleja

Diseñamos CRMs pensados para cómo trabaja tu empresa, no al revés. Desde el primer contacto del cliente hasta la facturación final: todo centralizado, todo trazable, todo automatizado.

CRM a medida Laravel Multi-rol Gestión de obras Planificación Automatización
El problema que resuelve

Cuando los Excels se quedan pequeños

Muchas empresas industriales y de servicios gestionan su operativa con hojas de cálculo enlazadas, carpetas compartidas y documentos que se pasan por email. Funciona hasta que deja de funcionar: los ficheros se duplican, los hipervínculos se rompen, nadie sabe cuál es la última versión, todo el equipo ve información que no debería ver y conseguir una vista consolidada se convierte en un día de trabajo manual.

Un Excel por proyecto

Información dispersa, difícil de consolidar.

Hipervínculos manuales frágiles

Se rompen cuando alguien mueve un fichero.

Todo el mundo lo ve todo

No hay control de acceso por perfil.

Impresiones diarias a mano

Rutinas repetitivas que se hacen cada mañana.

Sin trazabilidad

Imposible saber quién modificó qué ni cuándo.

Versiones duplicadas

«_final», «_final_v2», «_bueno»… nadie sabe cuál es la última.

Inutilizable en obra

Excels imposibles de consultar desde el móvil a pie de instalación.

Sin vista consolidada

Sacar un informe global supone horas de copiar y pegar.

Caso real

CRM integral para una empresa industrial de cerramientos

Desarrollamos un CRM completo para una empresa del sector industrial con sede en Castellón, dedicada a la fabricación e instalación de cerramientos. Antes del proyecto, toda la operativa vivía en tres documentos: una hoja de Google Sheets con más de 2.000 registros de llamadas entrantes, un Excel de «evolución de obra» individual por cada proyecto y un Excel semanal de planificación con hipervínculos manuales a cada fichero de obra. Migramos todo ese flujo a una plataforma única, sin imponer cambios de proceso al equipo.

+2.000 registros históricos migrados
14 entidades de negocio modeladas
9 módulos funcionales
8 semanas de desarrollo e implantación
4 niveles de permisos por módulo (Ver / Crear / Editar / Eliminar)
Arquitectura

Una obra como eje central del sistema

En este tipo de negocios, toda la actividad gira alrededor del concepto de obra o proyecto. El flujo comercial natural va de la primera llamada al presupuesto, y del presupuesto a la obra ejecutada. Una vez abierta la obra, se conectan con ella todos los elementos operativos: materiales, proveedores, montajes, incidencias, documentación y facturación.

Modelo de datos

14 entidades, un solo sistema

Cliente

Entidad maestra con datos fiscales, contacto y observaciones.

Medición / Llamada

Registro del primer contacto. Punto de entrada del sistema.

Presupuesto

Oferta económica. Al aceptarse, crea la obra automáticamente.

Obra

Entidad central. Todo lo operativo cuelga de aquí.

Línea de Material

Pedidos por tipo y proveedor dentro de cada obra.

Proveedor

Maestro de proveedores con histórico de pedidos.

Montaje

Planificación de la instalación asociada a cada obra.

Planning Semanal

Vista generada automáticamente agrupando montajes.

Operario

Personal interno: montadores, fabricación, comerciales, administración.

Incidencia

Registro de incidencias y trabajos de garantía.

Documento

Adjuntos categorizados por obra (planos, costes, presupuestos).

Facturación

Estado económico y de cobro por obra.

Agenda

Eventos profesionales y privados, vinculables a otras entidades.

Usuario y Rol

Control de acceso completamente configurable.

Módulos

Los módulos del CRM

Panel de control

Resumen operativo: obras en curso, montajes de la semana, materiales pendientes, incidencias abiertas.

Clientes

Directorio maestro con historial completo de obras, presupuestos y llamadas de cada cliente.

Mediciones

Registro y gestión de llamadas entrantes y visitas de medición. Sustituye la hoja de Google Sheets.

Presupuestos

Ciclo comercial completo hasta la aceptación. Al validarse, abre la obra de forma automática.

Obras

Módulo central con vista en lista y ficha detallada de cada proyecto, con todas sus subentidades.

Planning Semanal

Vista autogenerada agrupando montajes por semana y tipo de trabajo. Sustituye el planning manual.

Proveedores y Operarios

Maestros de terceros e interno con histórico completo de pedidos, asignaciones y trabajos.

Agenda

Calendario con soporte de eventos privados y vinculaciones cruzadas a obras, clientes y mediciones.

Administración

Gestión de usuarios y configuración granular de roles. Sin intervención técnica.

Roles y permisos

Permisos pensados para equipos reales

Una empresa no es un grupo plano de usuarios. Comerciales, montadores, administración y dirección necesitan ver y hacer cosas distintas. El CRM implementa un sistema de roles totalmente configurable: cada rol define qué puede Ver, Crear, Editar y Eliminar en cada módulo, y existen campos confidenciales (observaciones de administración, comisiones, datos de facturación) que solo son accesibles para los perfiles habilitados.

Módulo Superadmin Comercial Montador Administración
Mediciones Todo Todo Solo ver Solo ver
Presupuestos Todo Todo — Solo ver
Obras Todo Solo ver Solo ver Todo
Material / Pedidos Todo — Solo ver Todo
Planning Todo Solo ver Solo ver Solo ver
Incidencias Todo Crear / Ver Crear / Ver Solo ver
Facturación Todo — — Todo
Agenda Todo Crear / Ver Solo ver Crear / Ver
Usuarios y Roles Todo — — —

Ejemplo orientativo. Cada rol se configura con granularidad por módulo y acción. El cliente puede crear, modificar y eliminar roles sin intervención técnica.

Impacto

Antes y después

Antes
Después
Un Excel por proyecto + planning manual con hipervínculos.
Ficha única de proyecto. El planning se genera solo.
Relaciones entre ficheros rotas cada vez que alguien mueve algo.
Relaciones automáticas entre entidades.
Todos los usuarios ven toda la información.
Control de acceso por rol y por campo confidencial.
Hoja de llamadas aislada en Google Sheets.
Módulo de mediciones integrado en el CRM.
Carpetas de Drive sin estructura.
Documentos adjuntos categorizados por proyecto.
Sin histórico de cambios.
Trazabilidad completa de modificaciones.
Impresiones diarias manuales de hojas.
Vistas filtrables desde cualquier dispositivo.
Tres documentos manuales por obra para distintos perfiles.
Vistas y exportaciones automáticas por rol.
Metodología

Cómo lo construimos

  1. Fase 1 · Semanas 1-2

    Análisis y diseño

    Inventario del sistema actual, definición de roles y permisos con el equipo, validación del modelo de datos y diseño de arquitectura.

  2. Fase 2 · Semanas 3-5

    Ciclo comercial

    Módulos de Clientes, Mediciones y Presupuestos. Flujo completo desde la llamada hasta la aceptación del presupuesto. Demo parcial para validación.

  3. Fase 3 · Semanas 6-7

    Gestión de obras

    Módulo central de Obras con todas sus subentidades: Material, Montajes, Documentos, Incidencias y Facturación. Planning semanal automático y Agenda.

  4. Fase 4 · Semana 8

    Entrega y formación

    Dashboard, pruebas completas, migración de datos históricos, formación al equipo y puesta en producción.

Plazos de referencia basados en un proyecto real. Cada CRM se planifica según alcance, número de módulos y complejidad de las integraciones.

Sectores

Sectores donde aplicamos esta arquitectura

Construcción Carpintería industrial Cerramientos Reformas y obras Instalaciones Fabricación a medida Servicios técnicos Mantenimiento industrial

La estructura «cliente → presupuesto → proyecto → ejecución → facturación» funciona en muchos sectores. Adaptamos el modelo a la operativa específica de cada negocio.

¿Tu empresa sigue funcionando con Excels?

Si reconoces tu operativa en lo que acabas de leer, probablemente haya llegado el momento de dar el salto. Analizamos tu sistema actual y te proponemos una arquitectura a medida sin compromiso.

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